Комплексное обслуживание зданий госсектора

Все государственные учреждения — образования, здравоохранения, общепита, промышленности или торговли — неизменно сталкиваются с процедурами госзакупок. Согласно Закону Республики Беларусь № 419-З от 13.07.2012 любые государственные деньги должны расходоваться в определенном порядке. В начале года Заказчик определяет необходимость в средствах, утверждает годовой план государственных закупок и размещает его на официальном сайте.

Статьи расходов определяются по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь. У каждого вида деятельности есть свой код. Коды разбиты на группы, подгруппы и т.д. в зависимости от объема денежных средств, которые планирует расходовать государственное учреждение за год. Например, услуга с кодом 45.33.1 (техобслуживание систем отопления, вентиляции, кондиционирования воздуха) объединяет в себе услуги с кодом 45.33.11 (техобслуживание систем центрального отопления) и 45.33.12 (техобслуживание систем вентиляции и кондиционирования воздуха).

Существуют различные процедуры закупок: процедура закупки из одного источника, открытый конкурс, закрытый конкурс, процедура запроса ценовых предложений, электронный аукцион, биржевые торги. Основные особенности проведения данных процедур Вы можете посмотреть в инфографике.

Виды процедур госзакупок

Важно знать!

Когда речь идет о проведении закупки за бюджетные средства, Заказчику нужно четко понимать, какие документы он должен запросить, а какие — не имеет права требовать.

Какие документы Заказчик должен запрашивать? Есть виды деятельности, которые подлежат аттестации и аккредитации. Заказчик должен делать акцент на этом и в обязательном порядке запрашивать документы, подтверждающие право на осуществление определенного вида деятельности. Заказчику не нужно проверять по определенным реестрам достоверность предоставленной информации, но затребовать ее он обязан. Те подрядчики, которые не предоставляют необходимые сведения, изначально считаются не соответствующими требованиям.

Какие же документы Заказчик запрашивать не имеет права? В случае проведения закупки за государственные деньги Заказчик не имеет права выдвигать необоснованные требования. Например, для обеспечения объема работы нужно десять человек, а в тех. задании указано предоставить документы на 150 человек. Или обслуживать надо 100 квадратных метров, а Заказчик требует наличие у организации три аварийные бригады и 10 служебных машин. Это явно необоснованные требования. Такое тех. задание будет обжаловано, и тендер не состоится.

Таким образом, Заказчику необходимо не просто выбрать подрядчика по цене, но и правильно составить тендерные документы и техническое задание на закупку.

Знакомые проблемы?

Стоит отметить, что самые распространенные проблемы, которые возникают у Заказчика, это не проработанные технические задания. Однако вовсе не обязательно углубляться в технические подробности, достаточно выразить тех. задание описательно. К примеру, техническое обслуживание системы отопления полностью включает в себя обслуживание всех теплосетей, начинающихся от вводной задвижки и оканчивающихся отопительным прибором (самым последним радиатором в системе).

Только в случае, если закупку производят раздроблено, т.е. один подрядчик будет обслуживать отопление, а другой автоматику теплового узла, Заказчику нужно дополнительно прорабатывать зоны ответственности, делать балансовое разграничение. Важно четко знать, кто за какое оборудование отвечает. Например, двух или трехходовой регулирующий клапан будет относиться к автоматике или к системе отопления? Если система отопления — это все, что идет за тепловым узлом, то где же балансовое разграничение? Когда закупку проводят раздроблено, Заказчику нужно продумывать множество таких моментов.

Достаточно часто Заказчик разбивает одну процедуру на несколько, чтобы не превышать определенных сумм, представленных  в таблице. Например, если сумма закупки меньше 300 базовых величин в год (7350 рублей), то можно воспользоваться упрощенной процедурой — запрос ценовых предложений. Упрощенная процедура дает возможность не размещать документы на icetrade.by. Компании-поставщики услуг просто присылают свои предложения. Специальная комиссия их рассматривает, определяет, кто из поставщиков соответствует требованиям, а кто нет, и выбирает по цене.

Упрощенную процедуру закупки провести легче, однако на этом плюсы заканчиваются. В результате дробления услуги на кусочки Заказчик сталкивается со стандартными проблемами.

Простой пример

На ул. Короля у госучреждения имеются разные подрядчики. Один подрядчик на кухне обслуживает холодильники, второй — стиральные машины, третий — тепловое оборудование (плиты), четвертый — систему отопления, пятый — автоматику в тепловом узле и отдельный подрядчик — вентиляцию и кондиционирование. Ответственный за техническую эксплуатацию здания до недавнего времени считал, что чем больше детализировать услугу, чем больше набрать подрядчиков, узких специалистов по каким-то направлениям, тем будет лучше. И даже собирался кондиционеры начать обслуживать отдельно от вентиляции. Но, когда разморозились калориферы в вентустановках, возник закономерный вопрос: чья это вина? Начали разбираться.

Специалист, обслуживающий вентиляцию, приходит и говорит, что у него автоматика отработала четко. Раз калориферы все равно разморозились, значит, вообще циркуляции теплоносителя не было. Все вопросы следует задавать тем, кто отвечает за отопление.

Инженер, обслуживающий отопительную систему, утверждает, что в системе отопления все вообще отлично. Причину надо искать у тех, кто отвечает за тепловой узел.

Мастер по настройке контрольно-измерительных приборов говорит, что в КИПе все просто замечательно, предъявляет температурный график.

Специалист, обслуживающий тепловой узел по механике удивляется, мол, если бы что-то текло, вы бы ко мне претензии предъявляли, а так все остальное не мое.

Ни один подрядчик на себя вину не берет.

Но только четко понимая причины и следствия, можно сделать так, чтобы ситуация больше не повторялась. Иначе как объяснить, почему организация, обслуживающая автоматику теплового узла, должна отвечать за приточку сверху?

А ведь в данном случае проблема комплексная. Тепловые сети дали меньше давления, чем надо было, регулятора не было, либо что-то с ним было не так. При каких-то конкретных параметрах, автоматика должна была повести себя по-другому. И крайнего нет, только госучреждение два раза ремонтировало теплообменники, и их два раза рвало зимой.

Если бы все системы обслуживал один подрядчик, результат был бы другой. А в итоге страдает Заказчик.

Решение есть!

Сам закон о госзакупках обязует Заказчика включать однотипные работы в единую цепочку, не проводить мелкие тендера.

Стоит отметить, что сейчас ряд Заказчиков специально целеноправленно идут на глобализацию, чтобы выиграть в деньгах. Например, на ул. Семашко 10 до недавнего времени три подрядчика выполняли смежные работы. Руководство приняло решение укрупнить тендер, в рамках комплексного технического обслуживания объединить различные системы. Вместо трех различных подрядчиков, госучреждение выбрало одну конкретную организацию, которая полностью несет ответственность за работоспособность инженерных систем. При этом руководство сэкономило порядка 5000 государственных денег в месяц, которые с технического обслуживания смогло  перераспределить на другие нужды.

Особенности работы с крупной компанией

Именно крупный подрядчик предлагает приятные бонусы для Заказчика