Комплексное обслуживание зданий госсектора

Техническое обслуживание инженерных систем государственных организаций

Все государственные учреждения — образования, здравоохранения, общепита, промышленности или торговли — неизменно сталкиваются с процедурами госзакупок. Согласно Закону Республики Беларусь № 419-З от 13.07.2012 любые государственные деньги должны расходоваться в определенном порядке. В начале года Заказчик определяет необходимость в средствах, утверждает годовой план государственных закупок и размещает его на официальном сайте.

Статьи расходов определяются по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь. У каждого вида деятельности есть свой код. Коды разбиты на группы, подгруппы и т.д. в зависимости от объема денежных средств, которые планирует расходовать государственное учреждение за год. Например, услуга с кодом 45.33.1 (техобслуживание систем отопления, вентиляции, кондиционирования воздуха) объединяет в себе услуги с кодом 45.33.11 (техобслуживание систем центрального отопления) и 45.33.12 (техобслуживание систем вентиляции и кондиционирования воздуха).

Существуют различные процедуры закупок: процедура закупки из одного источника, открытый конкурс, закрытый конкурс, процедура запроса ценовых предложений, электронный аукцион, биржевые торги. Основные особенности проведения данных процедур Вы можете посмотреть в инфографике.

Виды процедур госзакупок

Важно знать!

Когда речь идет о проведении закупки за бюджетные средства, Заказчику нужно четко понимать, какие документы он должен запросить, а какие — не имеет права требовать.

Какие документы Заказчик должен запрашивать? Есть виды деятельности, которые подлежат аттестации и аккредитации. Заказчик должен делать акцент на этом и в обязательном порядке запрашивать документы, подтверждающие право на осуществление определенного вида деятельности. Заказчику не нужно проверять по определенным реестрам достоверность предоставленной информации, но затребовать ее он обязан. Те подрядчики, которые не предоставляют необходимые сведения, изначально считаются не соответствующими требованиям.

Какие же документы Заказчик запрашивать не имеет права? В случае проведения закупки за государственные деньги Заказчик не имеет права выдвигать необоснованные требования. Например, для обеспечения объема работы нужно десять человек, а в тех. задании указано предоставить документы на 150 человек. Или обслуживать надо 100 квадратных метров, а Заказчик требует наличие у организации три аварийные бригады и 10 служебных машин. Это явно необоснованные требования. Такое тех. задание будет обжаловано, и тендер не состоится.

Таким образом, Заказчику необходимо не просто выбрать подрядчика по цене, но и правильно составить тендерные документы и техническое задание на закупку.

Знакомые проблемы?

Стоит отметить, что самые распространенные проблемы, которые возникают у Заказчика, это не проработанные технические задания. Однако вовсе не обязательно углубляться в технические подробности, достаточно выразить тех. задание описательно. К примеру, техническое обслуживание системы отопления полностью включает в себя обслуживание всех теплосетей, начинающихся от вводной задвижки и оканчивающихся отопительным прибором (самым последним радиатором в системе).

Только в случае, если закупку производят раздроблено, т.е. один подрядчик будет обслуживать отопление, а другой автоматику теплового узла, Заказчику нужно дополнительно прорабатывать зоны ответственности, делать балансовое разграничение. Важно четко знать, кто за какое оборудование отвечает. Например, двух или трехходовой регулирующий клапан будет относиться к автоматике или к системе отопления? Если система отопления — это все, что идет за тепловым узлом, то где же балансовое разграничение? Когда закупку проводят раздроблено, Заказчику нужно продумывать множество таких моментов.

Достаточно часто Заказчик разбивает одну процедуру на несколько, чтобы не превышать определенных сумм, представленных  в таблице. Например, если сумма закупки меньше 300 базовых величин в год (7350 рублей), то можно воспользоваться упрощенной процедурой — запрос ценовых предложений. Упрощенная процедура дает возможность не размещать документы на icetrade.by. Компании-поставщики услуг просто присылают свои предложения. Специальная комиссия их рассматривает, определяет, кто из поставщиков соответствует требованиям, а кто нет, и выбирает по цене.

Упрощенную процедуру закупки провести легче, однако на этом плюсы заканчиваются. В результате дробления услуги на кусочки Заказчик сталкивается со стандартными проблемами.

Давно хотели получить качественное обслуживание государственной организации и интересна цена услуг? Оставьте свои контактные данные, и мы все расскажем!

Простой пример

На ул. Короля у госучреждения имеются разные подрядчики. Один подрядчик на кухне обслуживает холодильники, второй — стиральные машины, третий — тепловое оборудование (плиты), четвертый — систему отопления, пятый — автоматику в тепловом узле и отдельный подрядчик — вентиляцию и кондиционирование. Ответственный за техническую эксплуатацию здания до недавнего времени считал, что чем больше детализировать услугу, чем больше набрать подрядчиков, узких специалистов по каким-то направлениям, тем будет лучше. И даже собирался кондиционеры начать обслуживать отдельно от вентиляции. Но, когда разморозились калориферы в вентустановках, возник закономерный вопрос: чья это вина? Начали разбираться.

Специалист, обслуживающий вентиляцию, приходит и говорит, что у него автоматика отработала четко. Раз калориферы все равно разморозились, значит, вообще циркуляции теплоносителя не было. Все вопросы следует задавать тем, кто отвечает за отопление.

Инженер, обслуживающий отопительную систему, утверждает, что в системе отопления все вообще отлично. Причину надо искать у тех, кто отвечает за тепловой узел.

Мастер по настройке контрольно-измерительных приборов говорит, что в КИПе все просто замечательно, предъявляет температурный график.

Специалист, обслуживающий тепловой узел по механике удивляется, мол, если бы что-то текло, вы бы ко мне претензии предъявляли, а так все остальное не мое.

Ни один подрядчик на себя вину не берет.

Но только четко понимая причины и следствия, можно сделать так, чтобы ситуация больше не повторялась. Иначе как объяснить, почему организация, обслуживающая автоматику теплового узла, должна отвечать за приточку сверху?

А ведь в данном случае проблема комплексная. Тепловые сети дали меньше давления, чем надо было, регулятора не было, либо что-то с ним было не так. При каких-то конкретных параметрах, автоматика должна была повести себя по-другому. И крайнего нет, только госучреждение два раза ремонтировало теплообменники, и их два раза рвало зимой.

Если бы все системы обслуживал один подрядчик, результат был бы другой. А в итоге страдает Заказчик.

Решение есть!

Сам закон о госзакупках обязует Заказчика включать однотипные работы в единую цепочку, не проводить мелкие тендера.

Стоит отметить, что сейчас ряд Заказчиков специально целеноправленно идут на глобализацию, чтобы выиграть в деньгах. Например, на ул. Семашко 10 до недавнего времени три подрядчика выполняли смежные работы. Руководство приняло решение укрупнить тендер, в рамках комплексного технического обслуживания объединить различные системы. Вместо трех различных подрядчиков, госучреждение выбрало одну конкретную организацию, которая полностью несет ответственность за работоспособность инженерных систем. При этом руководство сэкономило порядка 5000 государственных денег в месяц, которые с технического обслуживания смогло  перераспределить на другие нужды.

Особенности работы с крупной компанией

Именно крупный подрядчик предлагает приятные бонусы для Заказчика

  1. Комплексное техническое обслуживание обходится дешевле
  2. Имеется круглосуточная диспетчерская служба, есть действительные записи разговоров с диспетчерской. Возможность по системе отследить статус заявки. Многоступенчатый контроль выполнения работ есть только у крупных подрядчиков!
  3. Лицо, ответственное за техническую эксплуатацию, хотело бы видеть, какие заявки поступают и с какого подразделения. Если учреждение большое, в нем много отделов и корпусов, в штате несколько сотен сотрудников, то контролировать ситуацию достаточно сложно. Ответственному лицу важно знать, как на самом деле работает обслуживающая организация. В нашей компании все объемы информации о заявках моментально поступают ведущему лицу Заказчика в установленном порядке на email или сотовый телефон. Заказчик может смотреть, может не смотреть данную информацию, но в любом случае у нас эти возможности реализованы, и дополнительно за это платить не приходится. Автоматизируя все процессы, мы минимизируем возможные недопонимания
  4. Есть большие склады. Постоянный контроль над остатками. Когда мастер не ездит по городу по магазинам в поиске запасных деталей, это повышает скорость выполнения работ и положительно влияет на качество
  5. Крупные фирмы имеют оборотные средства, и, если у Заказчика возникают трудности с оплатой, подрядчик готов спокойно подождать определенный интервал времени

  1. Большая перестраховка по дежурному персоналу. Каждый наш мастер, который на объекте сталкивается со сложной ситуацией, тут же может получить помощь от сотрудников мобильных бригад, которые двигаются по городу. По любой аварии мы готовы тут же предоставить квалифицированный персонал. В нашей компании работают 8 сварщиков. Для сравнения, у мелких фирм сварщики часто работают на подряде. Когда ночью случается непредвиденная ситуация, а сварщик дома спит, то никакая сила не заставит его сразу же выехать на место аварии. У нас же организована круглосуточная аварийная служба, и дежурная бригада немедленно выезжает на объект
  2. За каждым объектом закреплен специалист, который ведет документарный оборот: предоставляет Заказчику данные о наших сотрудниках, об их группах допуска, о назначенных ответственных лицах. Ответственные лица по графику объезжают объекты, проводят строго определенные плановые работы
  3. Наша компания разработала собственные чек-листы. В них описаны действия, которые обязан выполнить мастер при осмотре. Наши чек-листы более конкретизированы и делают акцент на многие вещи, которые не учтены в действующем ТКП. По нашему регламенту осмотры проводятся даже чаще, чем требует кодекс. На основании ТКП обходы и осмотры проводятся 2 раза в год (весна-осень). Мы же, при заключении договора на один календарный год, производим осмотр 4 раза. Первичное обследование (в ТКП его нет, у нас есть), два сезонных осмотра, и последний осмотр мы производим, когда покидаем объект. У нас ведется электронный учет чек-листов. Результаты осмотров, хранятся у нашего ответственного, а также доводятся до Заказчика в установленной форме. Благодаря этим листам все видят динамику на объекте: что было и что стало, пока мы работали
  4. Процесс работы с Заказчиком четко налажен. Вся наша работа направлена на то, чтобы меньше было аварийных ситуаций, минимизировать человеческий фактор
  5. Наше мобильное приложение позволяет удобно подавать заявки, прикреплять фотографии, писать уточнения

Получите техническое задание на закупку прямо сейчас!

Возможно, Вам будут интересны другие сферы:

Если хотите заказать комплекс для Вашей организации, заполните заявку!